Atsidarote el. paštą. Tuo pat metu rašote ataskaitą. Skamba telefonas. Atsiliepiate. Grįžtate prie ataskaitos, bet jau nežinote, kur sustojote. Pamatote Slack žinutę. Atsakote. Prisimenate, kad el. laiške kažkas laukia atsakymo. Praėjo valanda, o ataskaita vis dar tokia pat, kokia buvo prieš 60 minučių.
Pažįstama?
Dauguma žmonių tiki, kad multitasking yra vertingas įgūdis. Darbo skelbimuose jis vis dar figūruoja kaip privalumas. Vadovai giria darbuotojus, kurie „sugeba žongliruoti keliais projektais vienu metu”. Socialiniuose tinkluose žmonės didžiuojasi savo gebėjimu atlikti penkis dalykus vienu metu.
Problema ta, kad mokslas sako visiškai ką kita.
Per pastaruosius du dešimtmečius neuromokslininkai, kognityviniai psichologai ir produktyvumo tyrėjai sukaupė tvirtą įrodymų bazę: žmogaus smegenys nėra sukurtos keliems darbams vienu metu. Tai, ką vadiname multitasking, iš tiesų yra greitas dėmesio perjungimas tarp užduočių, ir kiekvienas toks perjungimas kainuoja laiką, energiją ir darbo kokybę.
Šiame straipsnyje išsamiai analizuojame, kas iš tiesų vyksta smegenyse, kai bandome daryti kelis darbus vienu metu, kokią kainą už tai mokame ir ką daryti vietoj to.
Kas iš tiesų yra multitasking (ir kas jis nėra)
Pirmiausia reikia atskirti du skirtingus dalykus, kurie dažnai suplakami į vieną.
Tikrasis lygiagretus veikimas
Yra veiklų, kurias žmogus tikrai gali daryti vienu metu: vaikščioti ir kalbėtis, klausytis muzikos ir valyti namus, valgyti ir žiūrėti pro langą. Tai veikla, kur bent viena iš užduočių yra automatizuota (nevaldoma sąmoningu dėmesiu). Jūsų smegenys nereikalauja aktyvaus apmąstymo, kad perstatytų kojas einant. Todėl galite tuo pačiu metu skirti dėmesį pokalbiui.
Tariamas multitasking (dėmesio perjungimas)
Kai kalbame apie multitasking darbo kontekste, rašyti el. laišką ir vienu metu klausytis vaizdo konferencijos, redaguoti lentelę ir atsakinėti į žinutes, kurti strategiją ir peržiūrinėti socialinius tinklus, iš tiesų kalbame apie tai, ką mokslininkai vadina „task switching” (užduočių perjungimu). Smegenys neapdoroja dviejų kognityvinių užduočių vienu metu. Jos greitai šokinėja tarp jų, ir kiekvieną kartą moka kainą.
Šis skirtumas yra esminis. Kai sakome „multitasking neveikia”, turime omenyje būtent antrąjį tipą: bandymą vienu metu atlikti kelias užduotis, kurioms reikia sąmoningo mąstymo.
Ką sako mokslas: kodėl smegenys negali daryti dviejų dalykų vienu metu
Prefrontalinė žievė ir „butelio kaklelio” efektas
Žmogaus smegenų prefrontalinė žievė (priekinė smegenų dalis) yra atsakinga už vykdomąsias funkcijas: planavimą, sprendimų priėmimą, dėmesio valdymą, darbo atmintį. Tai yra smegenų „vadovas”, kuris nusprendžia, kuo užsiimti ir kaip tai daryti.
Problema: šis „vadovas” turi tik vieną „dėmesio kanalą” sąmoningam darbui. Kai bandote rašyti ataskaitą IR klausytis konferencijos, prefrontalinė žievė turi nuolat persijungti tarp dviejų užduočių. Kiekvienas persijungimas reikalauja:
- Sustabdyti dabartinę užduotį ir „išsaugoti” jos kontekstą atmintyje.
- Įkelti naujos užduoties kontekstą.
- Orientuotis, kur buvote naujoje užduotyje.
- Pradėti apdoroti naują informaciją.
Šis procesas vyksta per milisekundes, todėl subjektyviai atrodo, kad darote du dalykus vienu metu. Bet realiai darote vieną dalyką, tik labai greitai šokinėjate tarp dviejų. Ir kaskart prarandate dalį efektyvumo.
Tyrimas, kuris pakeitė supratimą
2001 m. Michigano universiteto psichologai Joshua Rubinstein, David Meyer ir Jeffrey Evans paskelbė vieną įtakingiausių tyrimų apie užduočių perjungimą. Jų eksperimentuose dalyviai turėjo atlikti skirtingų tipų užduotis: kartais po vieną, kartais perjunginėdami tarp dviejų.
Rezultatai buvo aiškūs: kiekvieną kartą perjungus užduotį, dalyviai prarasdavo laiką. Kuo sudėtingesnės buvo užduotys, tuo daugiau laiko buvo prarandama. Sudėtingų užduočių perjungimas kai kuriais atvejais kainavo iki 40 % produktyvumo.
Tai ne 5 %. Ne 10 %. Keturiasdešimt procentų. Tai reiškia, kad žmogus, kuris dirba 8 valandas „multitasking” režimu, realiai atlieka tiek pat, kiek kitas žmogus per 5 valandas fokusuoto darbo.
Stanfordo tyrimas: nuolatiniai multitaskeriai dirba blogiau net tada, kai nedaro kelių darbų
2009 m. Stanfordo universiteto mokslininkai Eyal Ophir, Clifford Nass ir Anthony Wagner atliko tyrimą, kurio rezultatai nustebino net pačius tyrėjus.
Jie palygino žmones, kurie save identifikavo kaip nuolatinius multitaskerius (nuolat dirba su keliais ekranais, programomis, informacijos srautais), su žmonėmis, kurie to nedaro reguliariai.
Mokslininkai tikėjosi, kad nuolatiniai multitaskeriai bus bent jau geresni perjunginėjime, jei jau ne pačiame darbe. Bet rezultatai buvo priešingi: nuolatiniai multitaskeriai buvo blogesni visose tirtose srityse:
- Blogiau filtruodavo nesvarbią informaciją
- Blogiau laikydavo informaciją darbo atmintyje
- Blogiau perjungdavo dėmesį tarp užduočių (ironija!)
- Buvo labiau blaškomi nesusijusių stimulų
Kitaip tariant, praktika nedaro tobulo. Ji daro blogiau. Nuolatinis multitasking perkonfigūruoja smegenų darbo būdą tokia kryptimi, kuri mažina gebėjimą susikaupti net tada, kai bandote dirbti tik su viena užduotimi.
Gloria Mark: 23 minutės sugrįžti
Kalifornijos universiteto Irvine profesorė Gloria Mark dešimtmečius tyrinėja, kaip žmonės dirba realiose darbo aplinkose. Jos tyrimai rodo, kad tipinis biuro darbuotojas pertraukiamas arba pats persiima kita veikla vidutiniškai kas 3–5 minutes.
Bet svarbiausia statistika yra ši: po pertraukimo žmogui reikia vidutiniškai 23 minučių ir 15 sekundžių, kol jis visiškai sugrįžta prie ankstesnės užduoties ir pasiekia tą patį susikaupimo lygį.
Pagalvokite apie tai. Jei per valandą jus pertraukia 3 kartus (el. laiškas, žinutė, kolegos klausimas), ir kiekvienas sugrįžimas kainuoja 23 minutes, matematiškai neįmanoma pasiekti gilaus darbo per visą darbo dieną.
Multitasking kaina: ką prarandate
1. Produktyvumo praradimas
Amerikos psichologų asociacijos (APA) duomenimis, dėmesio perjungimas tarp užduočių gali kainuoti iki 40 % produktyvaus laiko per dieną. Net jei jūsų atveju tai „tik” 20 %, per 250 darbo dienų per metus prarandate 50 pilnų darbo dienų, tai yra daugiau nei du mėnesius.
Konkrečiai: jei jūsų valandinis atlygis yra 20 €, ir per dieną prarandate 1,5 valandos dėl multitasking, per metus tai kainuoja 7 500 € prarastos vertės. Jūsų darbdaviui. Arba jums, jei dirbate sau.
2. Klaidų daugėjimas
Tyrimai nuosekliai rodo, kad multitasking režimu dirbantys žmonės daro daugiau klaidų. Tai logiška: kai smegenys nuolat perjunginėja kontekstus, dalys informacijos „iškrenta” iš darbo atminties. Skaičius įrašomas neteisingai. Sakinys lieka nebaigtas. El. laiškas išsiunčiamas ne tam adresatui.
Vieno tyrimo duomenimis, net trumpas 2,8 sekundės pertraukimas (pvz., žvilgsnis į telefono pranešimą) padidina klaidų skaičių dvigubai.
Srityse, kur klaidos turi rimtas pasekmes (medicina, finansai, inžinerija, transportas), multitasking nėra tik neefektyvumas. Tai saugumo rizika.
3. Darbo kokybės smukimas
Multitasking režimu pagaminta produkcija yra vidutiniškesnė. Ne todėl, kad žmogus yra nekompetentingas, o todėl, kad giliam, kūrybiniam darbui reikia nepertraukiamo susikaupimo. Rašymas, programavimas, strateginis planavimas, dizainas, sudėtingų problemų sprendimas, visa tai reikalauja to, ką autorius Cal Newport vadina „deep work” (giliu darbu).
Kai nuolat pertraukiate šį procesą, rezultatas yra paviršutiniškas. Tekstas yra „gerai”, bet ne puikiai. Kodas veikia, bet neelegantiškas. Strategija yra „adekvati”, bet ne įžvalgi.
Skirtumas tarp gero ir puikaus darbo dažnai slypi būtent tose 2–3 valandose nepertraukiamo susikaupimo, kurias multitasking režimas paverčia neįmanomomis.
4. Streso ir nuovargio augimas
Multitasking nėra tik neefektyvus, jis yra fiziologiškai varginantis. Tyrimai rodo, kad nuolatinis dėmesio perjungimas didina kortizolį (streso hormoną) ir adrenaliną kraujyje.
Tai sukuria paradoksalią situaciją: žmogus jaučiasi „užimtas” ir „produktyvus” (adrenalinas sukuria veiklos iliuziją), bet realiai padaro mažiau ir dienos pabaigoje jaučiasi išsekęs. Tai vadinamasis „busy but not productive” sindromas, daugeliui pažįstamas jausmas, kai dienos pabaigoje negalite įvardyti nė vieno reikšmingo rezultato, nors visą dieną „dirbote”.
5. Atminties ir mokymosi pablogėjimas
UCLA tyrėjai Russell Poldrack ir kiti nustatė, kad informacija, išmokta multitasking režimu, saugoma kitoje smegenų dalyje nei informacija, išmokta fokusuotai. Konkrečiai, multitasking metu informacija keliauja į striatumą (regioną, atsakingą už įpročius ir procedūrines žinias), o fokusuoto mokymosi metu, į hipokampą (regioną, atsakingą už deklaratyvinę atmintį ir gilų supratimą).
Praktikoje tai reiškia: jei skaitote profesinę literatūrą tuo pat metu tikrydami el. paštą, informacija „įstrigs” paviršutiniškiau. Galėsite prisiminti, kad „kažką skaitėte apie tą temą”, bet nesugebėsite tos informacijos pritaikyti, analizuoti ar sujungti su kitomis žiniomis.
Mokymasis ir multitasking yra priešingi procesai.
6. Kūrybiškumo slopinimas
Kūrybinis mąstymas reikalauja dviejų sąlygų: susikaupimo (kad galėtumėte giliai apmąstyti problemą) ir „tuščio laiko” (kad smegenys galėtų laisvai asocijuoti, jungti idėjas iš skirtingų sričių). Multitasking sunaikina abi sąlygas vienu metu.
Kai smegenys nuolat užimtos šokinėjimu tarp užduočių, nelieka erdvės laisvam mąstymui. Nėra tos „dušo momentų” patirties, kai staiga šauna geniali idėja, nes smegenims nesuteikiama galimybė klajoti.
Ne atsitiktinai daugelis didžiausių atradimų ir kūrybinių proveržių įvyko ne „multitasking” aplinkoje, o vienumoje, tyloje, ilgo susikaupimo metu.
Kodėl vis tiek tai darome: psichologija už multitasking traukos
Jei multitasking yra toks blogas, kodėl jo atsisakyti taip sunku? Atsakymas slypi smegenų atlygio sistemoje.
Dopamino kilpa
Kiekvienas naujas stimulas, el. laiškas, pranešimas, žinutė, naujas naršyklės skirtukas, suaktyvina smegenų dopamino sistemą. Dopaminas yra neuromediatorius, susijęs su lūkesčiais ir malonumu. Jis nėra „malonumo hormonas”, kaip dažnai klaidingai teigiama, jis yra „lūkesčių ir paieškos hormonas”. Jis skatina mus ieškoti naujos informacijos, tikrinti, kas naujo, reaguoti į signalus.
Kiekvienas telefono pranešimas sukuria mažą dopamino dozę, nes smegenys interpretuoja jį kaip potencialiai svarbią informaciją. Tai tas pats mechanizmas, kuris veikia lošimo automatus: ne pats laimėjimas, o laukimas ir tikrinimas yra tai, kas sukuria priklausomybę.
Todėl multitasking jaučiasi maloniai, net kai jis yra neefektyvus. Nuolatinis šokinėjimas tarp užduočių ir informacijos šaltinių maitina dopamino sistemą. O sėdėjimas prie vienos užduoties 2 valandas, be jokio naujo stimulo, jaučiasi „nuobodžiai”, net jei tai yra dešimt kartų produktyvesnis darbo būdas.
Užimtumo iliuzija
Yra giliai įsišaknijęs kultūrinis įsitikinimas, kad „užimtas = produktyvus”. Kai darote kelis dalykus vienu metu, subjektyviai jaučiatės labai užimtas. Tai sukuria vidinį pasitenkinimą: „Žiūrėk, kiek daug dalykų darau vienu metu. Esu produktyvus.”
Bet užimtumas ir produktyvumas yra du skirtingi dalykai. Produktyvumas matuojamas rezultatais, ne pastangų intensyvumu. Žmogus, kuris per dieną ramiai ir fokusuotai parašė vieną puikų straipsnį, yra produktyvesnis nei tas, kuris per dieną peržiūrėjo 200 el. laiškų, dalyvavo 4 susirinkimuose, pradėjo 3 projektus ir nė vieno nebaigė.
Baimė praleisti (FOMO)
Socialiniai tinklai ir nuolatinis ryšys sukūrė aplinką, kurioje žmonės bijo praleisti informaciją. Jei nepatikrinsiu el. pašto kas 5 minutes, galbūt praleidžiu svarbų laišką. Jei neatsiliepsiu į Slack žinutę per minutę, galbūt kolegos pagalvos, kad nedirbiu.
Ši baimė dažnai nepagrįsta. Dauguma el. laiškų ir žinučių gali palaukti valandą ar dvi. Bet baimė yra emocinė, ne racionali, ir ji stumianti jus nuolat tikrinti, perjungti, reaguoti.
Darbo aplinkos spaudimas
Daugelyje organizacijų multitasking nėra asmeninis pasirinkimas, tai aplinkos produktas. Atvirų erdvių biurai, kur kas minutę kažkas praeina ar paklausia. Slack kanalai su šimtais žinučių per dieną. Susirinkimai, užimantys pusę darbo laiko. Kultūra, kur greitas atsakymas vertinamas labiau nei gilus darbas.
Tokioje aplinkoje net žmogus, žinantis apie multitasking žalą, turi ribotą galimybę to išvengti be sisteminių pokyčių.
Multitasking ir technologijos: kaip ekranai pablogina situaciją
Pranešimų tiranija
Vidutinis išmaniojo telefono naudotojas gauna 50–80 pranešimų per dieną. Kiekvienas iš jų yra potenciali pertrauktis. Net jei neatsakote, pats pranešimo pamatymas „užteršia” darbo atmintį ir reikalauja sprendimo: reaguoti ar ignoruoti? Tas sprendimas, nors ir trumpas, naudoja kognityvinius resursus.
Tyrimas, paskelbtas „Journal of Experimental Psychology”, parodė, kad telefono pranešimas, net jei žmogus į jį nereaguoja, sumažina užduoties atlikimo kokybę tiek pat, kiek ir atsakymas į jį. Vien žinojimas, kad pranešimas laukia, dalį dėmesio „nukreipia” nuo pagrindinės užduoties.
Naršyklės skirtukai: vizualinis multitasking
Vidutinis darbuotojas turi atidaręs 10–20 naršyklės skirtukų vienu metu. Kiekvienas iš jų yra nebaigta užduotis arba informacijos šaltinis, „laukiantis” dėmesio. Tai sukuria nuolatinę foninę kognityvinę apkrovą, net jei aktyviai dirbate tik viename skirtuke.
Zeigarnik efektas (psichologinis fenomenas, kai nebaigtos užduotys užima daugiau mentalinio resurso nei baigtos) reiškia, kad 15 atidarytų skirtukų yra 15 nebaigtų „reikalų”, kurie tyliai, bet nuolat traukia jūsų dėmesį.
Dviejų ekranų paradoksas
Daugelis profesionalų dirba su dviem monitoriais, tikėdamiesi padidinti produktyvumą. Ir tam tikru aspektu du monitoriai gali padėti: mažiau laiko gaištama perjungiant langus.
Bet yra ir kita pusė: du ekranai reiškia dvigubai daugiau vizualinių stimulų ir dvigubai didesnę pagundą „tik greitai pažiūrėti” el. paštą, žinutes ar naujienas. Jei antrame ekrane nuolat matomas el. paštas ar Slack, faktiškai esate nuolatiniame multitasking režime.
Du monitoriai yra produktyvumo įrankis tik tada, kai antras ekranas naudojamas tai pačiai užduočiai (pvz., kode viename ekrane, dokumentacija kitame), o ne dviem skirtingoms veikloms.
Populiarūs multitasking mitai: ką verta paneigti
Mitas nr. 1: „Aš esu geras multitaskeris, man tai veikia”
Tyrėjas David Sanbonmatsu iš Jutos universiteto nustatė įdomų paradoksą: žmonės, kurie labiausiai pasitiki savo multitasking gebėjimais, paprastai daro tai dažniausiai, bet objektyviai atlieka tai blogiausiai.
Tai panašu į Dunning-Kruger efektą: tie, kurie mažiausiai kompetentingi tam tikroje srityje, pervertina savo gebėjimus, nes jiems trūksta supratimo, ko nežino.
Jei jaučiate, kad jums multitasking „veikia”, yra didelė tikimybė, kad tiesiog nepastebite, kiek produktyvumo ir kokybės prarandate, nes neturite palyginimo su fokusuotu darbu toje pačioje užduotyje.
Mitas nr. 2: „Moterys geriau atlieka multitasking nei vyrai”
Tai vienas labiausiai paplitusių mitų, kuris neturi mokslinio pagrindo. 2019 m. PLOS One žurnale paskelbtas tyrimas (Hirsch, Koch, Karbach) specialiai tikrino šią hipotezę ir nerado jokio statistiškai reikšmingo skirtumo tarp vyrų ir moterų multitasking gebėjimų.
Abi lytys vienodai prastai atlieka kelias kognityvines užduotis vienu metu. Mitas greičiausiai kyla iš to, kad moterys dažniau atlieka kelias namų ruošos ir vaikų priežiūros užduotis vienu metu (pvz., gamina maistą ir prižiūri vaikus), bet tai yra socialinis vaidmuo, o ne neurokognityvinis pranašumas.
Mitas nr. 3: „Jaunoji karta yra skaitmeniniai čiabuviai, jie geriau multitaskina”
Terminas „digital natives” (skaitmeniniai čiabuviai) sukūrė iliuziją, kad kartos, augusios su technologijomis, kažkaip „perprogramavo” savo smegenis efektyvesniam multitasking.
Tyrimai to nepalaiko. Jaunesni žmonės galbūt greičiau perjungia programas ir drąsiau naudojasi technologijomis, bet kognityvinė multitasking kaina yra tokia pati. Be to, nuolatinė stimuliacija nuo vaikystės gali formuoti trumpesnio dėmesio įpročius, kurie apsunkina gilų susikaupimą suaugus.
Mitas nr. 4: „Muzika fone yra multitasking”
Ne visada. Instrumentinė muzika be žodžių (klasikinė, ambient, lo-fi) daugumai žmonių nekenkia ir kai kuriems netgi padeda susikaupti, blokuodama aplinkos triukšmą. Tai nėra multitasking, nes muzika nekonkuruoja dėl to paties kognityvinio kanalo.
Muzika su žodžiais (ypač gimtąja kalba) yra kita istorija. Smegenims sunku ignoruoti kalbinę informaciją, todėl klausytis dainų su tekstais ir tuo pat metu rašyti ar skaityti yra tikras multitasking, kuris mažina teksto apdorojimo efektyvumą.
Mitas nr. 5: „Susirinkimo metu galiu produktyviai dirbti su el. paštu”
Jei susirinkimas yra toks neaktualus, kad galite rašyti el. laiškus, tikrasis klausimas yra: kam jūs tame susirinkime?
Tyrimai rodo, kad žmonės, kurie susirinkimo metu naudojasi nešiojamaisiais kompiuteriais „užrašams”, prisimena mažiau informacijos nei tie, kurie užsirašo ranka. O tie, kurie naudojasi kompiuteriu el. paštui ar kitoms užduotims, faktiškai negauna beveik jokios vertės iš susirinkimo ir kartu atlieka nekokybišką darbą el. paštu.
Rezultatas: sugaištate laiką ir susirinkime, ir prie el. pašto, bet nei vieno nepadarote gerai.
Deep work: alternatyva, kuri keičia žaidimo taisykles
Georgetowno universiteto kompiuterių mokslų profesorius Cal Newport 2016 m. knygoje „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” pristatė koncepciją, kuri tapo kontrpozicija multitasking kultūrai.
Kas yra deep work (gilus darbas)?
Deep work yra profesinė veikla, atliekama visiško susikaupimo būsenoje, be blaškymosi, kuri maksimaliai išnaudoja jūsų kognityvinius gebėjimus. Tai būsena, kurioje rašote geriausius tekstus, sprendžiate sudėtingiausias problemas, kuriate originalias idėjas.
Kodėl deep work yra pranašesnis?
Newport argumentuoja, kad dabartinėje ekonomikoje gilus darbas yra vis retesnis (nes aplinka kuria vis daugiau blaškymų) ir kartu vis vertingesnis (nes sudėtingiausias ir vertingiausias darbas reikalauja susikaupimo). Tai reiškia, kad žmonės, gebantys reguliariai atlikti gilų darbą, turi neproporcingai didelį konkurencinį pranašumą.
Deep work praktikoje
Deep work nėra abstrakti filosofija. Tai konkretus darbo organizavimo metodas:
Laiko blokavimas. Išskirkite kalendoriuje 2–4 valandas per dieną giliam darbui. Per tą laiką nėra el. pašto, nėra pranešimų, nėra susirinkimų, nėra „tik greitai pažiūrėsiu”.
Aplinkos valdymas. Atsijunkite nuo interneto (jei užduotis to neleidžia). Uždėkite ausines. Uždarykite visas nereikalingas programas. Naudokite programėles, blokuojančias blaškančias svetaines (Freedom, Cold Turkey, Focus@Will).
Ritualai. Deep work sesijos pradžioje atlikite tą patį ritualą: uždarykite duris, pasidarykite kavos, atverkite tik vieną dokumentą. Ritualas signalizuoja smegenims: dabar pradedame gilų darbą.
Nuovargis yra normalus. Cal Newport teigia, kad pradedantieji gali atlaikyti tik 1–1,5 valandos deep work per dieną. Patyrę profesionalai, iki 4 valandų. Nė vienas žmogus negali dirbti giliai 8 valandas iš eilės. Ir to nereikia: 3–4 valandos gilaus darbo per dieną sukuria daugiau vertės nei 8 valandos paviršutiniško multitasking.
Praktinės strategijos: kaip pereiti nuo multitasking prie fokusuoto darbo
1. Pradėkite nuo audito: kiek kartų per dieną perjungiate dėmesį?
Vieną dieną stebėkite save. Kiekvieną kartą, kai perjungiate užduotį (patikrinus el. paštą, atsakius į žinutę, atidarę socialinį tinklą), pažymėkite lape arba naudokite programėlę (RescueTime, Toggl Track). Dienos pabaigoje suskaičiuokite.
Dauguma žmonių būna šokiruoti: 80–120 perjungimų per dieną nėra neįprasta. Tai yra perjungimas kas 3–4 minutes, 8 valandų bėgyje.
Suvokimas yra pirmas žingsnis. Negalite keisti to, ko nesuvokiate.
2. Taikykite „batch processing” (grupinį apdorojimą)
Vietoj to, kad tikrintumėte el. paštą kas 5 minutes, tikrinkite jį 3 kartus per dieną: ryte, po pietų ir prieš darbo pabaigą. Kiekvieną kartą skirkite 20–30 minučių ir apdorokite visus laiškus iš karto.
Tas pats principas taikomas kitoms pasikartojančioms užduotims: telefono skambučiams, administraciniam darbui, susirašinėjimui. Sugrupuokite panašias užduotis ir atlikite jas vienu ypu, o ne paskirstykite per visą dieną.
3. Naudokite Pomodoro techniką (su modifikacija)
Klasikinė Pomodoro technika siūlo 25 minučių darbo blokus su 5 minučių pertraukomis. Tai geras pradžios taškas, bet giliam darbui 25 minučių dažnai per mažai, nes susikaupimas pasiekiamas tik po 10–15 minučių.
Modifikuota versija: 50 minučių darbo + 10 minučių pertrauka arba 90 minučių darbo + 20 minučių pertrauka (90 minučių ciklas atitinka natūralų ultradianinį ritmą, smegenų ciklą, kuris kinta tarp aukštesnio ir žemesnio aktyvumo).
4. Sukurkite „ne” politiką pranešimams
Išjunkite visus nereikalingus telefono pranešimus. Kiek programėlių tikrai reikalauja momentinio dėmesio? Tikriausiai tik skambučiai ir, gal, žinutės nuo šeimos narių. Visa kita gali palaukti.
Kompiuteryje: uždarykite el. pašto programą, kai nedirbate su el. paštu. Uždarykite Slack, kai nereikia komunikuoti. Jei bijote praleisti kažką svarbaus, susitarkite su komanda: „Jei kažkas tikrai skubu, paskambinkite. Visa kita palaukiu iki X valandos.”
5. Planuokite rytą nuo sunkiausios užduoties
Dauguma žmonių turi daugiausia kognityvinės energijos ryte (nors yra ir „pelėdų”, kuriems geriausia dienos antroje pusėje). Pradėkite dieną nuo sunkiausios, svarbiausios užduoties, kol dar neprasidėjo el. laiškų, susirinkimų ir pranešimų lavina.
Jei pirmasis dalykas, kurį darote atėję į darbą, yra e. pašto tikrinimas, jūs iš karto atiduodate savo geriausią kognityvinę energiją kitų žmonių prioritetams. Paštas gali palaukti 1–2 valandas. Jūsų kūrybinis piko laikas, ne.
6. Fiziškai atskirkite darbo zonas
Jei dirbate iš namų: turėkite atskirą erdvę darbui ir atskirą poilsiui. Jei dirbate biure ir turite galimybę: ieškokite tyliųjų zonų, rezervuokite salę vienam ar naudokite triukšmą slopinančias ausines kaip „netrukdyti” signalą.
Fizinė aplinka veikia kaip kontekstinis signalas smegenims. Kai sėdate prie „deep work” stalo, smegenys greičiau pereina į susikaupimo režimą. Kai dirbate toje pačioje vietoje, kur žiūrite YouTube ir kalbatės su draugais, smegenims sunkiau atskirti „darbo” ir „poilsio” režimus.
7. Praktikuokite „nuobodulį”
Tai skamba keistai, bet yra viena veiksmingiausių strategijų. Kai stovite eilėje, laukiate autobuso ar valgote pietus vieni, nesiekite telefono. Leiskite smegenims tiesiog „nieko nedaryti”.
Ši praktika treniruoja gebėjimą ištverti be nuolatinės stimuliacijos. Kuo dažniau praktikuojate „nieko nedarymą”, tuo lengviau jums bus ištverti ilgas fokusuoto darbo sesijas be impulsyvaus poreikio patikrinti telefoną.
Multitasking organizacijose: sisteminė problema
Individualios strategijos yra svarbios, bet neišspręs problemos, jei organizacijos kultūra skatina multitasking. Keli sisteminiai pokyčiai, kurie gali padėti:
Susirinkimų kultūros pertvarkymas
Vidutinis darbuotojas praleidžia 30–50 % darbo laiko susirinkimuose. Didelė dalis tų susirinkimų galėtų būti el. laiškas arba 5 minučių pokalbis.
Organizacijos, kurios įvedė „susirinkimų dietas” (pvz., „trečiadieniai be susirinkimų” arba „maksimum 30 minučių be aiškios darbotvarkės, susirinkimo nėra”), pastebėjo reikšmingą produktyvumo augimą.
Komunikacijos protokolai
Vietoj „visada prisijungęs” kultūros, kai tikimasi momentinio atsakymo, organizacijos gali apibrėžti aiškius komunikacijos lūkesčius:
- El. paštas: atsakymas per 24 valandas
- Slack/Teams: atsakymas per 2–4 valandas (nebent pažymėta kaip skubu)
- Skambučiai: tik tikrai skubiems klausimams
Kai darbuotojai žino, kad nėra tikimasi momentinio atsakymo, jie gali ramiai dirbti fokusuotai, be nuolatinio el. pašto tikrinimo.
„Maker’s schedule” vs. „Manager’s schedule”
Paul Graham, Y Combinator įkūrėjas, dar 2009 m. aprašė skirtumą tarp dviejų darbo grafikų:
Manager’s schedule (vadovo grafikas): diena suskirstyta į 1 valandos blokus, užpildytus susirinkimais. Tai veikia vadovams, kurių darbas ir yra bendravimas, sprendimų priėmimas, koordinavimas.
Maker’s schedule (kūrėjo grafikas): diena suskirstyta į 4+ valandų blokus, skirtus giliam darbui. Programuotojai, rašytojai, dizaineriai, analitikai, visi, kurių darbas reikalauja ilgo susikaupimo, dirba pagal šį grafiką.
Problema atsiranda, kai vadovai valdo kūrėjų laiką pagal savo grafiką: stato susirinkimus 10:30, 13:00 ir 15:30, taip suskaidydami visą dieną į trumpus, beveik nenaudingus fragmentus giliam darbui.
Organizacijos, kurios pripažįsta šį skirtumą ir apsaugo kūrėjų laiką, gauna daugiau vertės iš savo komandų.
Multitasking ir vairavimas: pavojingiausias mitas
Verta atskirai paminėti vieną sritį, kur multitasking mitas turi fizines pasekmes: vairavimą.
Tyrimai rodo, kad kalbėjimas telefonu vairuojant (net su laisvų rankų įranga) sumažina reakcijos laiką panašiu lygiu kaip ir vairavimas esant neblaiviam (0,8 promilės alkoholio lygyje). Tekstinių žinučių rašymas vairuojant padidina avarijos riziką 23 kartus.
Priežastis ta pati: smegenys negali vienu metu apdoroti dviejų sudėtingų kognityvinių užduočių. Kai dalis dėmesio nukreipiama į pokalbį ar žinutę, mažiau dėmesio lieka kelio stebėjimui. Net jei akys žiūri į kelią, smegenys gali „nematyti” to, kas yra prieš jas (vadinamasis „inattentional blindness” efektas).
Čia multitasking mitas kainuoja ne produktyvumą, o gyvybes.
Ką rodo naujausi tyrimai: 2023–2025 m. atnaujinimai
Nuolatinis dalinis dėmesys (Continuous Partial Attention)
Technologijų tyrėja Linda Stone sukūrė terminą „continuous partial attention” (nuolatinis dalinis dėmesys), kuris apibūdina šiuolaikinę būseną: mes niekada nesame visiškai susikaupę ir niekada visiškai atsipalaidavę. Esame nuolatiniame „skenavimo” režime, laukdami kito stimulo.
Tai skiriasi nuo tradicinio multitasking tuo, kad čia nėra net bandymo atlikti dvi konkrečias užduotis. Tai yra bendras sąmoningumo režimas, kai dėmesys nuolat padalintas tarp aplinkos, telefono, kompiuterio ir dabartinės veiklos.
Naujausios studijos rodo, kad šis režimas yra ypač varginantis psichologiškai, nes smegenys niekada negauna signalo „užduotis baigta”. Nėra pabaigos, nėra pasitenkinimo, tik nuolatinis budrumo jausmas.
AI ir multitasking: nauja dimensija
Dirbtinio intelekto įrankių (ChatGPT, Copilot ir panašių) atsiradimas pridėjo dar vieną multitasking sluoksnį. Dabar darbuotojai ne tik perjunginėja tarp savo užduočių, bet ir tarp AI pagalbininko ir savo darbo, nuolat perkeldinėdami kontekstą tarp „ką AI sugeneravo” ir „ką aš turėčiau su tuo daryti”.
Paradoksas: AI įrankiai gali sumažinti multitasking, jei naudojami protingai (pvz., deleguojant vieną užduotį AI, kol patys fokusuojatės į kitą), arba padidinti jį, jei tampa dar vienu blaškymosi šaltiniu.
Kontrolinis sąrašas: kaip sumažinti multitasking šiandien
Nereikia viską keisti iš karto. Pradėkite nuo trijų veiksmų šią savaitę:
- [ ] Išjungiau visus nesvarbius telefono pranešimus (paliekant tik skambučius ir žinutes nuo artimųjų)
- [ ] Nuplanavau bent vieną 90 minučių „deep work” bloką per dieną kalendoriuje
- [ ] El. paštą tikrinu ne dažniau nei 3 kartus per dieną (o ne nuolat)
- [ ] Prieš pradėdamas užduotį, uždarau visas nesusijusias naršyklės skirtukus ir programas
- [ ] Susirinkimo metu nešiojamasis kompiuteris uždarytas (jei nereikalingas prezentacijai)
- [ ] Telefonas padėtas ekranu žemyn arba kitame kambaryje gilaus darbo metu
- [ ] Turiu aiškų dienos prioritetą: vieną svarbiausią užduotį, kuri turi būti baigta iki dienos pabaigos
Multitasking nėra superžmogaus įgūdis. Tai iliuzija, palaikoma dopamino ir kultūrinių lūkesčių. Smegenys, kurios prieš dešimtis tūkstančių metų buvo sukurtos medžioti vieną grobį ir rinkti vieną uogą vienu metu, nepersiprogramavo per kelis dešimtmečius vien todėl, kad turime išmaniuosius telefonus.
Geriausias darbas, giliausia mintis, kūrybiškiausias sprendimas, visada gimsta susikaupimo, o ne chaoso, sąlygomis.
Ko atsisakytumėte pirmiausia, jei nuspręstumėte vieną savaitę dirbti be multitasking?