SUSKIRSTYKITE VEIKLAS PAGAL SVARBĄ (3 žingsnis)

Prioritetų neturėjimas — viena iš dažniausių problemų, su kuriomis susiduria žmonės, gyvenantys aktyvų, kupiną iššūkių ir didingų tikslų gyvenimą. Tuomet, kai mes gebame aiškiai atsakyti į klausimą „Ko aš noriu?“, ir išmokstame išsikelti ilgalaikius tikslus, su kiekviena diena mūsų darbų sąrašas darosi vis pilnesnis, ir natūralu, kad visi ten esantys darbai mums pradeda atrodyti vienodai svarbūs ir skubūs. Visi jie staiga papuola į kategoriją „Nr. 1“. Mes pradedame įgyvendinti savo tikslus taip, tarsi viską privalėtume pabaigti pasiekti metu ir kaip galima greičiau.

Konsultuojant laiko planavimo klausimais, man dažnai tenka stebėti kaip veiklūs žmonės vienu metu bando atlikti daugiau darbų, nei jie fiziškai yra pajėgūs atlikti. Tokio elgesio pasekmė — gyvenimas nuolatinėje įtampoje ir nedingstantis skubos jausmas, slopinantis kūrybiškumą. Ir tai dar ne viskas. Patirtis parodė, kad atsiranda nepagrįstą susierzinimą ir pykčio protrūkius keliantis pervargimas bei pašlija santykiai su draugais, artimaisiais ir kolegomis.

Išeitis iš tokios situacijos — aiškus veiklų suskirstymas pagal svarbą ir suvokimas, kad visų tikslų vienu metu įgyvendinti tikrai nepavyks.

Kaip tai padaryti? Paimkite popieriaus lapą ir užrašykite visus darbus, kuriuos šiuo metu turite atlikti. Šiam sąrašui sudaryti susiraskite vietą, kurioje jaustumėtės patogiai ir skirkite tam mažiausiai vieną valandą savo brangaus laiko. Pasistenkite, kad tuo metu Jūsų netrukdytų nei telefono skambučiai, nei aplinkiniai žmonės. Taigi, nuoširdžiai pasidarbavus, prieš Jus gulės lapas su 40-80 darbų sąrašu ir atrodys panašiai kaip pateiktas žemiau:

Dabar matome darbų sąrašą be aiškių prioritetų. Jei viską paliksime taip kaip yra, mes ir toliau liksime pasmerkti pastoviam skubėjimui, dažnam vėlavimui ir dirbui iki išnaktų. Mūsų pasiekti rezultatai nebedžiugins, nes tapsime pervargusiais, piktais ir suirzusiais darboholikais.

Neturėdami prioritetų, mes pasineriame į skubių darbų atlikimą, nustumdami į šalį svarbius, kurie dažnai nebūna „degantys“, bet ilgalaikėje perspektyvoje turi itin didelę įtaką mūsų ilgalaikių tikslų įgyvendinimui. Dėl pervargimo ir didelio krūvio mes nesąmoningai pradedame rinktis nesudėtingas užduotis, reikalaujančias minimalių pastangų, o vien pagalvojus apie laukiančias sudėtingas problemas, mus apima panika ir nusvyra rankos. Per ilgai vilkinti sudėtingi klausimai tampa tiesiog nebeišsprendžiami, taip sukeldami mums dar daugiau papildomų problemų.

Jei norite tikrai kokybiškai planuoti savo laiką, kiekviena Jūsų diena turi prasidėti nuo svarbių užduočių atlikimo. Tik po to turėtų ateiti eilė skubiems darbams. Jei atidžiau apsižvalgysite, pamatysite, jog tokios darbų sekos laikosi kiekvienas išties sėkmingas žmogus.

Tam, kad dabartiniame darbų chaose įsivyrautų tvarka, tą pačią ar kitą dieną po pirmojo sąrašo sudarymo, ant naujo popieriaus lapo Jums reikia surašyti darbus eilės seka nuo svarbiausių iki mažiausiai svarbių. Gali nutikti taip, kad pradėjus tokį skirstymą, dalis darbų tiesiog atkris kaip visiškai nesvarbūs ir Jūs suprasite, kad jų tiesiog nebereikia atlikti.

Dažnai girdžiu tokį klausimą: „O kaip žinoti, kurie darbai patys svarbiausi?“ Viskas paprasčiau nei Jums atrodo — būkite sąžiningi ir pasikliaukite savo intuicija. Jūs puikiai tai žinote, tiesiog daugiau pasitikėkite savimi.

Po geros valandos, kurią Jūs praleisite skirstydami darbus pagal svarbą, turėsite sąrašą:

Dabar, kai aiškiai matome kurie darbai svarbiausi, sekantis veiksmas — prie kiekvienos veiklos parašyti, kiek preliminariai reikia valandų ar dienų, kad tai būtų padaryta. Svarbiausia, neskubėkite. Labai svarbu realiai įvertinti laiko sąnaudas. Tai, kad Jūs parašysite mažiau laiko tikrai nepadės Jums darbo atlikti greičiau. Dėl šios priežasties Jūs tiesiog patirsite nereikalingą stresą. Laiko turi būti tiek, kiek reikia — nei per daug, nei per mažai.

Dabar turime aiškią darbų seką ir preliminarų laiką, kurio reikės jiems atlikti. Labai svarbu prisiminti, kad tikrai ne visuomet pavyks tiksliai numatyti, kiek laiko pareikalaus viena ar kita veikla. Gyvenimas pilnas netikėtumų, tad būkite tam pasiruošę ir išlikite ramūs, kai situacija netikėtai pasikeis.

Kai aiškiai žinote, ką norite pasiekti, turite eilės tvarka surašytą darbų sąrašą ir esate numatę preliminarų laiką, reikalingą šių darbų atlikimui, belieka pasiimti darbo kalendorių ir perkelti tuos darbus į atitinkamas dienas. Dabar Jūsų veikla taps kryptinga, o laiko planavimas taps išties kokybišku.